试论复旦托业教育培训中心的办公室管理

1 办公室管理概述
1.1 培训中心的办公室管理含义
对于办公室管理的理解有着多样的认识和看法,一种看法是办公室是一项集文、密、档等专门人才于一体,利用办公设备和手段,从事为领导(领导部门)收集掌握信息、制定决策、下达命令、检查决策执行情况、做好信息反馈、办理起草文件和文书档案、处理群众来信来访和接待工作、办好各种会议准备和组织等工作的机构。办公室管理的好坏直接关系到上级的决策能否正确,上级的指示与计划能否落到实处、上级的信息能否得到沟通,关系到部门的办事效率、效果及其地位等重大问题。另外一种看法是办公室为“工作机构,是党政机关、社会团体和企事业单位内设立的办理行政性事务的办事机构,是设在领导身边、直接为领导服务的综合部门,是沟通上下、联系左右的枢纽和桥梁,是领导工作的辅助性机构”。“所谓‘办公室管理’,是指办公室围绕其所在社会组织的总目标按照一定原则、程序和方法,做好服务的过程。”也有如下表述:“办公室管理是指通过计划、组织、控制、激励和领导等环节来协调办公室的各项资源,从而发挥出办公室为领导及整个组织提供辅助服务的最高效能。”
1.2 培训中心的办公室管理的重要性
  纵观如今的教育行业纷繁复杂,人员专业水平参差不齐,随着教育的产业化,除了一些大专院校的单位之外,就是如今的培训行业市场,现在的培训行业涵盖了很多课程和专业,例如早教、英语、少儿、职业技能以及相关技术考证等,每个培训机构都大打广告推广自营的品牌,其中在这些课程里做的相对不错,也有做的不尽如人意的,早教类相对较好的有 金宝贝,英语类例如新东方,英孚,华尔街,韦博等,当然还有教学辅导类的,就是专门为如今中考高考的学生提供补课家教的课程,现在办的如火如荼的有精锐国际、学大等,还有一些以有名的大专院校为冠名的培训机构,但是这些培训机构大多管理体制不完善,人员业务水平不专业,师资力量不雄厚,而导致大量的投诉、包括对老师的投诉,对教学质量的投诉,更甚者就是对管理的投诉。这些都是培训行业超速发展的弊端,万事但求稳中求升,培训行业也是,不应操之过急,这样学生就是牺牲品,工作人员就是陪葬品,真正获利的只是这个虚拟的流转市场,我们真正的是需要把教育科学化,把教育真正通过用引导的方式植入每个人的内心生根发芽。
1.3 培训中心的办公室管理的必要性
  首先,培训中心办公室作为培训机构的核心部门,负责为领导决策提供合理化建议;负责中心信息的汇总,发布;负责向教师、培训人员提供服务工作;负责协调内部各职能部门,共同为全局工作,负责对外的沟通联系。它至始至终都起着保障整个培训中心管理工作正常运转的中枢作用。因此,其管理工作水平的高低很大程度上取决于办公室的服务效率和工作水平。换言之,要想提升高效管理工作水平就必须先提升办公室的管理工作水平。
  其次,提升管理工作水平也是培训中心办公室自身发展的需要。在全民素质教育的大背景下,很多单位、企业都需要进行进修学习,教师与培训人员的数量与日俱增,相应的办公室管理工作任务逐步加重。培训中心办公室为了要同时应对外部和内部的双重变化带来的压力与挑战,更要积极提升自身管理工作的水平。因此,作为重要的枢纽部门,培训中心办公室需要努力在组织、控制、协调等管理职能方面提升管理工作水平,实现自身发展,促进管理的科学高效,进一步推进管理水平向更高的层次迈进。
2 复旦托业教育培训中心办公室管理现状
2.1 复旦托业教育培训中心概况
  上海复旦托业教育培训中心是由复旦大学和人民日报华东分社相关企业共同出资成立的专业从事成人教育,语言培训、职业技能教育以及相关项目策划、教材制作和教育咨询的机构。中心依托复旦大学的教育资源以及人民日报社华东分社在媒体、公司管理等方面的优势,立足上海以及整个华东地区,设立了语言、管理、IT技术三大板块的培训内容,全面提升学员的职业素质和职业技能。
  中心作为复旦大学的校办培训机构,秉承复旦大学深厚积淀的历史传统,致力于提升学员的全面素养和开拓职业前景。中心本着”改革创新、只争朝夕、团队合作”的精神,树立”能力导向、学以致用”的培训理念,强化”度身定制、实战出发、授学互动、咨训结合”的特色,帮助客户培养挖掘潜能、应变环境、提升效率、增加价值的能力。中心除与复旦大学各院系专业保持紧密合作之外,与国内外多家著名教育机构,如香港教育学院,北美理工学院等开展广泛的交流合作,从而实现课程的先进性,国际化和实用性的完美结合。中心建立以来,已先后开办了托业英语培训、医疗专业英语培训、企业管理高级研修班、多媒体技术培训等 数十个培训项目,学员来自祖国大陆、香港、台湾以及在沪外国留学生等,学员经过系列有针对性的培训课程后,普遍反映在技能和素质两方面都得到了全面的提高,在复旦百年校园的环境熏陶下,视野和思想境界也得到了显著的扩展。成立4年来杨浦区唯一没有被投诉的教育培训机构。值此百年校庆之际,上海复旦托业教育培训中心将一如既往地投入到为社会各界提供优质的教育服务工作中,积极开发适应社会需要的创新课程,结合我国经济社会发展过程中出现的新思路,新问题,为提高公民素质,建立和谐社会做出贡献。
2.2 复旦托业教育培训中心办公室管理现状
  复旦托业教育培训中心办公室管理内容主要有如下几个方面:
2.2.1 教务管理
针对教育行业的最核心的管理部分就是教务教师的管理,首先招募相应课程的教师,在各媒体流通渠道(例如 前程、智联、中心论坛、招聘网站等)发布招聘信息,筛选合适的教师择优面试,面试分为3个步骤,第一填写应聘表格,第二针对应聘课程进行15分钟的试讲,第三确定是否留用。确定留用的教师洽谈相关教师守则,薪酬,工作时间,以及一些行政事务,登记在册,联系校区确定相关教师入职授课进程,安排教师前往相应校区授课,并且授课期间需记录授课记录以备核查和计酬之用。另外,在整个教务管理过程中对教师的管理也是十分重要的,定期查看教师讲义教案,定期抽查学生学习成绩情况,适当的可与家长沟通学员的整体学习情况。
2.2.2 相关财务核算管理
相对教育行业的办公室管理,教师的课时薪酬管理是归于此处的,因此对教师课时薪酬的核算是很重要的,这个是保证教师安于授课的一个基本保证,教师课时薪酬核算离不开表单的相关操作,其中内容包括教师姓名、课程分布、上课时段、上课时长、课酬标准、实际课酬核算、教师银行卡信息等等。
2.2.3 行政管理
办公室行政管理主要讲义的分发、订阅、配送等,另外就是相关办公用品的申领和使用,基本上整理出几张相应的表格进行有效的管理,以控制成本。
2.2.4 外部联系
办公室管理还有一项关键的环节就是和外部部门沟通联络,这包括财务部门、行政部门、人事部门、咨询部门、最主要是协调工作上的一切事务,让双方的工作都能有序的进行,并且能有效的完成各自的工作任务。
2.2.5 与上下级的沟通
不管是办公室管理还是外勤相关的管理,都离不开上下级的管理,这其中主要包括对上级的工作汇报,对下级工作效率的把控,对于教育行业来说,效率和应变能力是首先要培养的因素,因此教育行当无论是上级还是下级都需要适时适当的进行相关业务以及职业素养的培训,教书育人,首先自己要做到能引导他人走向正确的方向,使用正确的方法,以能力和学识去面对人和事物才是最主要的。
3 影响复旦托业教育培训中心办公室管理主要因素及对策分析
  一般来说,影响培训中心办公室管理工作水平的主要因素有:硬件配备,工作规章,办公室工作人员的素质,科学管理制度。下文从以上因素分别阐述如何提升培训中心办公室管理工作水平,不断改进和创新,从而适应新形势。
3.1 合理的硬件配备是提升办公室管理水平的前提
  为了保障培训中心办公室管理工作正常进行,相应的合理硬件配备是最基本的要求。随着无纸化办公的普及,培训中心办公室甚至开始需要配备专人计算机以满足不同业务的工作需要,另外为了保证各种文件的传阅、会议记录整理、通知及时下发等日常工作,还要配备相应的打印机、复印机、传真机、各种文具及纸张。
3.2办公室管理工作制度化、程序化、规范化是提升培训中心办公室管理工作水平的基础
  办公室管理工作如果无据可依,无程序可言,混乱程度可想而知。无规矩不成方圆。任何一个组织都要有自己的标准、规则。而培训中心办公室的规则就是规范的工作规章制度。如何构建培训中心办公室工作制度促使办公室管理工作更加规范化、程序化主要从以下两个方面 :
(1)科学分工、明确规定岗位职责
  在办公室日常工作中,有时会出现因办公人员不足、工作职能交叉所造成的管理真空、推诿责任等现象,最终导致办公室行政效率低下。主要原因是办公室未进行合理分工设岗,岗位职责也不明确。依据中心的实际情况建立合适的岗位,明确岗位职责,做到每项工作都有专人负责,有助于全面管理工作的顺畅完成。
(2)制定规范的工作程序
  办公室由于人员少,工作任务就尤显繁重,如果不从中找出规律、形成规律,进行规范化运作,提高行政效率就是一纸空文。制定相关工作程序会更加规范各种工作的开展,做到有据可依。办公室相关工作程序包括文件传阅程序、会议工作程序、接待工作程序,通知工作程序、宣传工作程序等等。
3.3多方面提高办公室行政人员素质是提升培训中心办公室管理工作的重心
  通用电器 CEO 杰克·韦尔奇曾在自传中写道:“尽管我们有了一个制度,有书面的规定,有明确的日程表,但它绝不是静态的。除了日程表和提前认真准备外,人们开会的形式和讨论的方式不受任何限制。不管我们在书面上写了什么——实际上我们所有的内容都写到书面上——我们所期望的绝不只是这些白纸黑字。我们所期望的是每一个人带到讨论桌上来的激情和意志。……你就明白了他们所讨论的内容,也弄明白了他们的心。”从这句话我们不难看出,即使具备了规范的工作制度,办公室工作人员仍然是培训中心办公室管理工作的主体重心。
  办公室行政人员作为培训中心行政工作的主体,其素质的高低直接影响着办公室管理工作水平的高低,从而影响整个中心工作的顺利高效运行。所以,要加强工作人员的素质培养,提高办公室工作水平和效率,高效发挥培训中心办公室的重要作用,就要从以下几个方面来全面提升工作人员的素质与能力。
(1)提高政治素质,增强思想道德修养
  政治素质主要是指行政人员应当具有的政治立场和方向,是搞好行政管理工作的前提和保证。要重视政治理论的学习,只有不断用马列主义、毛泽东思想、邓小平理论及三个“代表”武装头脑,始终保持较高的政治觉悟,保持立场坚定,增强工作中的原则性与先进性。
  加强思想道德修养、必须转变被动服务的观念,树立主动积极服务的意识;深入思考,形成科学性的工作思路。强化热忱服务、明确责任、严于律己、有效沟通、团结协作、讲求效率等多种意识,提高理论水平的同时,进一步改进工作方法,转变工作作风,更好地服务于中心的改革与发展。

4 总结
综上所述,想要进一步提升培训中心办公室管理工作水平,就要具备合理的硬件配备,为办公室工作提供最基础的保障;规范详实的工作规章制度,让办公室工作有据可依,有章可循;业务能力全面的行政人员,掌握办公室管理工作的全局,把握今后工作开展方向以及对办公室日常工作进行科学管理,保证办公室管理工作水平持续提高。

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