管窥高中档案管理工作中的细节问题

摘要:高中档案管理是教育部门档案管理过程中非常重要的环节,同时也是考察学校办学水平的一项重要的参考指标,所以高中档案管理也很重要。但是目前我们的普通高中档案管理工作还不是很完善,尤其是一些细节问题值得我们去注意改进,使档案可以更好地为高中学校的发展提供参考和依据,为高中学校以后的整体规划与管理提供借鉴的良好资源。
关键字:高中档案、管理工作、细节问题
学校档案作为一种具有保留、参考价值的资料,主要是学校职工所从事的教育活动、教学管理、学生学习的过程中凝结而成的。档案是对学校不同时期的工作于活动情况的一种反映,同时,学校档案也是国家档案的重要组成部分,尤其对于高中档案来说,高中时期是学生走向成熟的时期,这个时期的学生慢慢走向成熟,慢慢的开始接触这个社会,所以学生的高中时期很重要,我们的高中档案的建立和完善也是很重要的。
一、高中学校档案管理的工作现状分析
就目前来讲,学校对于普通高中的档案管理工作普遍的不够重视,在实际的生活和工作中,高中档案存在着资料不全及闲置不用的情况比比皆是,这样所导致的结果就是档案成为一种摆设,而没有很大的实用价值,在档案的使用过程中,往往也只是浅尝辄止,只是大略的查看和翻阅,这样就导致档案的运用不到位,开发不合理,在此过程中我们还造成大量的人力、物力、财力的严重性浪费情况,所以我们的高中档案管理过程中存在的问题主要有:
学校对于高中档案的管理的意识比较淡薄,管理人员的素质不高。目前我们的普通高中学校对于档案管理的重要性还没有一个正确的认识。档案管理对于学校的建设具有非常重要的作用但是学校对于档案管理工作的意识淡薄,导致高中学校一般也不会具有高素质的档案管理人才,甚至与一般的高中学校都没有设定专职的档案管理岗位,学校大多会采用老师兼职或是临时配备来解决问题,而且所采用的档案管理方法和手段也十分的落后,档案工作管理人员缺乏系统的培训,严重影响了学校档案管理的工作开展。
目前,我们的高中档案管理过程中存在着档案资料不全,硬件措施缺乏的现象。在传统的高中档案管理过程中大都依靠人员的手工信息录入模式,这样的方式所导致的信息录入的效率低且保密性差,高中学校的人员流动很大,每一年都有大量的人员包括教师,新生在内最直接的就是每年的学生升学与就业、新生的入学学籍管理过程中,数据变化很大。人工的档案管理方式不能较好的满足较大的信息量和较琐碎的档案管理工作的需求,导致档案管理人员的工作效率下降;档案工作管理人员的的知识结构的老化,缺乏计算机技术知识而导致的信息录入错误等现象的出现 ,此外对于档案的接触的主体较多,直接威胁了档案的保密性工作,直接影响到档案的利用和安全保障。
还有就是对于档案工作过程中出现的查找程序繁琐,更新与维护工作困难。受到传统的手工档案管理模式的影响,对于高中档案数据的累积时间较长导致的大量的数据与文件,手工查找、更新与维护都很困难,以至于造成了对于大量人力、物力、财力的浪费,进而导致一种用时找不到,不用时却在你眼前碍事的这种情况,这中档案管理工作不规范,保管工作不统一的现象直接导致了高中档案管理工作质量与效率低下。
二、改善高中档案管理过程中的细节问题,改善档案的管理工作
随着科技的进步与发展,我们的教育事业也不断地得到完善和提升,学校的档案管理工作也应顺应时代的发展,改善档案管理过程中出现的细节问题,把档案管理工作落实到我们的生活当中去,合理的开发利用档案资源,使档案管理工作真正发挥其作用。
要改善档案管理过程中出现的细节问题首先高中档案管理工作要得到学校领导的重视,提高相关人员的素质。只有得到学校领导对于学校档案的重视才能致力于全校员工档案管理工作的强化,有能力的还可以通过成立相关小组去建完善的高中档案管理制度,从而树立档案工作体制,积极推动高中档案管理工作的发展。此外我们还要不断地提高档案管理工作人员的业务素质、职业道德及其思想素质等方面的能力。
增加全员参与档案管理的工作意识,不断细化高中档案的管理工作。对于高中档案的管理工作,全体教职工都应该去了解档案管理工作的重要意义。做为高中学校可以课设专业的讲座或是相关的法律以提高档案管理的意识,促使全员参与到档案管理过程当中来,保证对于档案管理工作当中来,保证对于档案的管理,收集以及归档的过程顺利开展。
完善硬件措施,丰富档案的内容,使档案得到更大的用处。要想提高档案管理工作就需要以硬件措施做保障,做为高中学校而言我们可以设立专门的档案室,添置档案管理设施和设备,对于一些例如防火,防盗,防潮,防霉的设备我们也要准备齐全,保证档案工作的安全、方便、规范管理。档案工作是一个琐碎的工作,是靠平时的积累完成的,所以在平时的工作过程中就要重视对于学校资料的收集和整理,积极有效的记录学校卓有成效的教育、教学资料,重视拓展对于档案收集的范围信息,充分挖掘档案的资源,不断丰富档案管理工作的内容。
在我们的档案管理过程中要重视对于信息技术的应用,逐步拓展档案管理与服务的领域。随着信息技术的发展学校的档案管理工作的现代化及信息化建设也应该随之发展,提高档案管理的工作效率,使高中档案管理逐步走上现代化管理的道路。要使档案工作网络化就需要利用现代化的信息技术和先进设备来提高档案管理工作的水平和质量,逐步跟上办公自动化的步伐,利用先进的技术改进档案管理过程中的不足之处,促进档案查询和利用的便利性,使得全校的师生都可以认识到档案管理过程对于他们的便利性,使他们能够积极主动地配合我们的工作。
高中学校的档案管理工作是学校工作的一个基础性工作,是学校教育质量和管理水平的重要衡量标准。这项工作既复杂又细致,对于其中管理过程中的细节问题,我们要不断地采取措施进行改进,能够正确的认识和分析高中档案管理过程的现状,及时发现在管理过程中的问题并及时解决,是高中档案可以更大范围的反映学校的历史面貌与人文风貌。

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